Trello: Organisera projekt skitenkelt med andra

Då jag arbetar med flera olika medier har jag svårt att hålla allt i huvudet och behöver ett verktyg som hjälper mig. Post it-lappar på väggen gillar jag, men omgivningen blir inte så vacker då. Dessutom kan jag inte ta dem med mig. Det är här Trello kommer in i bilden.

Trello kan närmast beskrivas som att göra-listor som fästs direkt på webbplatsen likt post it-lappar. Hela gränssnittet är intuitivt och för mig var det därför ingen inlärningskurva alls, utan jag kunde börja arbeta i det direkt, vilket jag gillar väldigt mycket.

Så här ser min arbetsyta ut för tillfället:

Som synes i bilden samlar jag olika typer av projekt där, i nuläget arbetar jag med en bok, en kortfilm och ett par webbplatser. Jag organiserar alltså allt mitt arbete i Trello (i stora drag) och använder sedan specifika verktyg för delmomenten i varje projekt.

En vanlig kalender, på papper, är något jag inte heller klarar mig utan. Jag har aldrig gillat digitala kalendrar trots att jag är en webbnörd som dessutom utvecklat kalenderapplikationer.

Även om jag för tillfället använder Trello ensam så fungerar det ypperligt i team. Eller rättare sagt, det är gjort för att användas i team. Kolla på videon så fattar du galoppen:

Trello is a collaboration tool that organizes your projects into boards. In one glance, Trello tells you what’s being worked on, who’s working on what, and where something is in a process.

Kort och gott, om du vill ha ett verktyg som bara fungerar utan att du behöver lära dig något, och dessutom arbetar i ett team, är Trello något du bör titta närmare på. Det fungerar ju som synes utmärkt även för oss som inte arbetar i team. Och ja, det är gratis.

Mina verktyg för att utveckla webbplatser

Trello använder jag för en överblick över alla mina pågående projekt. Jag gillar att man ser allt på en enda skärm, och en stor monitor förenklar det.

För webbutveckling använder jag vanligtvis scrum-influerade metoder. När jag säger influerad innebär det att jag inte följer den fullt ut, utan använder en slags iterativ process där jag gör saker i små steg och utvärderar – inte helt olikt scrum. Att jobba ensam med scrum är dock meningslöst, därav förenklingen.

Till det har jag testat en betaversion av PangoScrum ett tag, men tycker det är något invecklat (gränssnittet är inte intuitivt). Därutöver har jag använt BaseCamp i flera år för att hantera att göra-listor för enskilda projekt och iterationer i dessa projekt. Det fixar biffen utan besvär.

Jag använder också HighRise för att hantera kontakter. Jag är tillräckligt paranoid för att undvika Gmail för det. De har redan tillräckligt med data om mig. I övrigt använder jag också Remember The Milk som att göra-lista för rent personliga uppgifter (av typen ”tvätta bilen” och ”släng grejer på tippen”).

Det är några av de webbapplikationer jag använder för att organisera mitt arbete. Vad använder du själv?

WordPress för journalister: Så får du bättre arbetsflöde för redaktionen

WordPress är byggt av datornördar. Det finns inget vettigt arbetsflöde, inlägg har antingen statusen utkast eller publicerad. Och så jobbar ju sällan en nyhetsredaktion. Men det finns botemedel för journalister som arbetar tillsammans i en redaktion med redaktörer och reportrar.

Det digitala arbetsflödet går ungefär till så här: Reportern skriver texten i WordPress. Redaktörens inkorg får sedan ett brev från WordPress som säger att det finns en ny artikel för granskning. Redaktören ger feedback på ändringar eller publicerar artikeln.

Reporten skriver och redaktören godkänner

Det är ungefär så Edit Flow fungerar som också hjälper till med detta:

• Du kan ha olika status på nyhetsinläggen som meddelar var i arbetsflödet en nyhet befinner sig (assigned, draft, pending review, pitch och waiting for feedback).
• Redaktören kan ge kommentarer på inläggen direkt i WordPress så att man slipper skicka e-postmeddelanden till varandra.
• Förutom själva brödtexten kan du även skriva en kort beskrivning av nyheten (motsvarande ingress), platsen där nyheten äger rum och dessutom ange deadline för nyheten.

Du ställer själv in vilka användargrupper som ska vara tillgängliga (redaktörer, reportrar, fotografer etc) och vad de kan göra med dina texter.

Du får dessutom en kalender där du kan planera in när artiklarna ska skrivas och en ”story budget” där du ser hur det går för respektive artikel innan deadline.

Det är faktiskt en mycket kompetent kamrat till din WordPress som kan ge dig en närmast komplett virtuell redaktion. Edit Flow är förvisso fortfarande under utveckling men du kan redan nu krama ur mycket kraft ur Edit Flow.

Du kan ladda ned Edit Flow från WordPress webbplats. Det finns också fler plugins med arbetsflöde på agendan.

Vad ska publiceras härnäst?

Ibland vill du ju publicera ett antal artiklar vid olika datum. För att hålla koll på vad som publiceras härnäst är Dashboard Scheduled Posts en plugin för dig. Det är inte krångligare än vad det låter, du får en liten ruta på förstasidan (panelen) där kommande texter visas. På så vis kan du enkelt hålla koll på vad som komma skall.

Du får visserligen den här funktionen när du har Edit Flow (till och med en prydlig kalender), men Dashboard Scheduled Posts passar dig som faktiskt vill se vilka inlägg som ska publiceras framöver direkt på panelen.

Ett alternativ till Dashboard Scheduled Posts är Editorial Calendar. Den ger dig i stället en vanlig kalender på en helsida där du kan dra och släppa artiklarna på det datum du vill att de ska publiceras. Den påminner mycket om Edit Flows kalenderfunktion, men om du inte behöver allt som Edit Flow erbjuder kan Editorial Calendar ge dig viktiga planeringsverktyg. (Editorial Calendar är i mitt tycke enklare att arbeta med.)

Liveblogga enkelt med Live Blogging

Om du behöver liveblogga från ett event kan det hända att du måste uppdatera samma inlägg flera gånger. Och det kräver ju ett antal klick, skrollningar och knapptryckningar.

För att göra det enklare för dig kan en plugin som heter Live Blogging kanske passa. Den uppdaterar samma inlägg men lägger in datum och valfri textsnutt åt dig, på rätt plats, så att du kan fokusera på att liveblogga i stället för att kolla på klockan. Live Blogging kan också skicka ditt livebloggande direkt till Twitter, vilket sparar ytterligare värdefull tid.

Kolla in videon hur det fungerar:

Har du fler tips på hur journalister kan använda WordPress på ett bättre sätt? Dela med dig i kommentarerna.

Det låter kul, men kommer det att skala?

När du bygger en webbplats finns det något mycket viktigt att ta hänsyn till. Det är hur väl webbplatsen skalar upp. Nu pratar jag inte hur väl webbservern klarar nya besökare, utan hur din affärsidé kan utvecklas. Det är hur mycket webbplatsen kan växa i förhållande till den arbetsinsats du lägger ned.

Vi ger oss i kast med två exempel så kanske det klarnar.

• Du ska blogga. Om du ska blogga så kan din idé inte skala upp särskilt väl. Ju mer du vill att din blogg ska växa, desto mer måste du blogga. Problemet här är dygnets timmar och din förmåga att arbeta varje dag. Även om du skriver tio matnyttiga artiklar dagligen så kan du inte växa mer än så utan att gå in i väggen. Det skalar inte. Du kan förvisso anställa tio personer som bloggar åt dig, och på så vis skala upp affärsidéen. Men du är fortfarande beroende av skribenternas arbetsinsats och den begränsas också av dygnets timmar. Kort sagt, du får betala ett högt pris för en marginell förbättring.
• Du ska få andra att blogga. Om du däremot bygger en webbplats som låter användarna blogga själva, har det inte så stor betydelse hur mycket energi du lägger ned. Om en eller hundra personer bloggar har inte så stor påverkan på din arbetsinsats. Du arbetar i princip lika många timmar varje dag. Du kan till och med ha tusentals bloggare som använder din webbtjänst. Den här idéen skalar alltså upp betydligt bättre (om man tjänar pengar på den är en annan fråga, men den struntar vi i just nu).

Hur en webbplats skalar är alltså en viktig faktor att ta hänsyn till när man kommer på nya idéer, i synnerhet när man ska uppskatta hur lång tid arbetet tar. Jag älskar att skriva text av olika slag men jag kan inte driva hur många sådana webbplatser som helst. Däremot kan jag betydligt enklare underhålla webbplatser som byggs upp av användargenererat innehåll. Eller digitala mötesplatser som jag vill kalla dem. Därför försöker jag att alltid ha en balans mellan hur mycket innehåll jag själv producerar (eller köper in), och hur mycket som användarna kan skapa.

Som jag redan nämnt är tidsåtgången en betydande faktor. Att börja blogga går snabbt, det går att komma igång inom ett par minuter och du kan lika snabbt få feedback på det du gjort. Men att bygga en bloggtjänst från grunden och sedan få folk att använda den, det tar tid och man får skörda frukten av sitt arbete flera månader eller kanske år senare. Då är det viktigt att arbeta inkrementellt genom en agil utvecklingsprocess.

Så hur ser din nästa idé för en webbplats ut, och kommer den att skala?

Uppdaterat: Under dagen publicerades passande nog detta: Video: How to Scale Your Social Business Program and Achieve Escape Velocity (Keynote)

Valfrihetens paradox

Valfrihet är bra och valfrihet är frihet. Men att ställas inför många val gör oss också paralyserade, menar psykologen Barry Schwartz.

Nyckeln till lycka: Låga förväntningar.

Se också

• Vad är det som gör oss glada? Varför är vi inte glada?
• Enkelhet säljer inte (men ju fler valmöjligheter, desto mindre får man gjort)

Så tjänar du 14 000 kronor om året utan att anstränga dig

How I Make $2,000 Every Year Without Doing Very Much

Back in 2005, long before we started Envato and FreelanceSwitch, I came across a site called iStockPhoto and discovered I could sell illustrations there. Now I’m not much of an illustrator, but I do like experimenting with making money. So I set about creating some little icons and graphics – mostly leftovers from my design work.

Proffstips: 8 saker att tänka på när du säljer foton på nätet

Här är sajterna där du kan sälja dina foton – och åtta tips på vägen. Yuri Arcurs är den person som tjänar mest i världen på att sälja bilder på så kallade ”microstock-sajter”, där vem som helst (med talang och tur) kan ladda upp och få sina bilder sålda. Här delar han med sig av sina bästa tips.

De 6 bästa rekommendationerna till din inkompetente vän

Har du fått förfrågan om att skriva ett rekommendationsbrev till en anställd eller vän som är, tja, helt inkompetent? Du vill undvika att såra din vän men samtidigt vill du inte ljuga. Lösningen heter mångtydighet. Ekonomen Robert Thornton vid universitetet Lehigh i USA, har några förslag på vad du kan skriva.

De 6 bästa rekommendationerna till din inkompetente vän

1. Jag kan entusiastiskt rekommendera den här personen med inga kvalifikationer över huvud taget.
2. Jag är glad att meddela att denna person är en före detta kollega till mig.
3. Jag kan försäkra dig om att ingen person är bättre för jobbet.
4. Jag uppmanar dig att inte spilla någon som helst tid på att erbjuda denna person jobbet.
5. Allt som allt kan jag inte säga tillräckligt goda saker om den här personen eller rekommendera personen för högt.
6. I mitt tycke kommer du bli väldigt lyckligt lottad om du får den här personen att arbeta för dig.

(Du hittar fler rekommendationer i hans bok. Jag har dock inte läst den.)

Förenkla ditt jobb med en personlig wiki

En personlig wiki är en anteckningsbok på steroider. En One notebook to rule them all om man så vill. Organisera dina tankar, kodsnuttar, friljansjobb eller dela filer mellan datorer. Lägg wikin på nätet och nå den överallt. Eller samarbeta med kollegor. Det är det bästa jag gjort.

Jag har en helvetes massa Word- och Excelfiler på datorn, prydligt organiserade i kataloger som tydligt beskriver vad de innehåller. Men de flesta är inaktuella och innehåller bristfällig information. Vill jag läsa ett dokument måste jag installera Office, köra igång besten och låta den äta systemresurser likt en varulv på ett dagis, för att med nöd och näppe hosta fram de där fem siffrorna jag behövde minnas. Om jag inte varit smart nog och spara dem i OneNote, ett riktigt smart anteckningsverktyg. Som ligger på den andra datorn förstås.

Men nu har jag bytt. Till en wiki på nätet. Där kan jag göra samma sak – och mer därtill, fast från vilken dator som helst utan att installera ett hungrigt monster. Jag ska visa varför det är en god idé att överge dina program, textdokument och i viss mån e-post för att arbeta mer effektivt och snabbare med en wiki.

17 saker du kan göra med en wiki

En personlig wiki är praktiskt eftersom vi gör allt på nätet. Det är dessutom besvärligt att organisera information som man behöver både hemma och på jobbet. Men organisering på nätet behöver inte vara svårt. Speciellt inte med en wiki om du frilansar, kollaborerar i ett projekt eller behöver en smart plats för att spara information åtkomlig från flera datorer.

Det finns flera fördelar med en wiki:

1. Anteckningar. En wiki är i sin enklaste form ett utmärkt verktyg för att spara anteckningar.
2. Kodsnuttar. En wiki är perfekt för att spara code snippets för programmerare som jobbar i flera miljöer eller både hemma och borta.
3. Att göra-listor. Eftersom det går snabbt att lägga till och ta bort information går det även smidigt att upprätthålla en enkel att göra-lista. Praktiserar du GTD, Getting Things Done, blir det ännu enklare.
4. Projekthantering. Planera ditt projekt från koncept till färdigställande. Lägg till uppgifter, gör en tidsuppskattning och lägg till anteckningar och bilder. Det finns inget enklare sätt att organisera det.
5. Dokumentation. Lägg inte manualer eller dokumentation i filer och ladda upp på nätet. Lägg texten direkt i wikin. Informationen ändras så snabbt att den tryckta manualen blir omodern innan trycket har svalnat.
6. Checklistor. Har du något som du gör ofta? Skapa en checklista så att du inte glömmer något och ser till att det genomförs konsekvent varje gång. Lägg det i wikin och glöm det aldrig mer.
7. Planera ett event. Konferenser och möten fungerar utmärkt att planera över wikin. Skapa flera sektioner och låt flera personer lämna idéer, bilder, kontaktinformation, anteckningar och mycket mer.
8. Håll reda på frilansjobb. Om du frilansar är det ett perfekt system för att dokumentera dina frilansjobb. Skriv ned antalet timmar du jobbat åt en kund, datum, arvode och andra anteckningar.
9. Håll reda på fakturor. Precis som ovan kan du hålla reda på dina utgående fakturor och när de ska betalas. Har du inget annat system för att göra det är wikin ett perfekt alternativ.
10. Mål. Det gäller både mål i ditt privatliv och yrkesliv (och för all del studentliv). Problemet med att skriva ned mål på papper är at vi ofta glömmer dem. När du ändå har allt på wikin är det lättare att lägga även målen där, vilket gör att du förmodligen sneglar på dem oftare. Och det är ju bra så att du behåller fokus.
11. Kontakter. Om du inte har hittat en bra applikation för att hålla reda på dina kontakter och adresser kan wikin stå till tjänst.
12. Virtuellt skrivbord. Om du använder flera datorer och behöver en plats att arbeta ifrån är wikin inget dumt val. Har du rapporter eller artiklar du behöver skriva kan du hålla informationen där. Om du föredrar att skriva i ett riktigt ordbehandlingsprogram kan du ladda upp filerna i stället.
13. Ett ställe för filer. Skicka inte dokument via e-post längre! Lägg upp dem på wikin och dirigera dina användare dit. Du får automatisk versionshantering på köpet, så det blir betydligt lättare att hålla reda på gamla och nya filer vilket underlättar samarbetet.
14. Referenser. Har du dokument, instruktioner, länkar, guider eller kod som du behöver titta på ofta? Lägg dem på wikin så att du aldrig mer behöver springa iväg (eller surfa) och leta.
15. Dirigera kunderna dit. Om du frilansar och har kunder som då och då behöver uppdaterad information eller hjälp är det perfekt att ge dem adressen till en wikisida. Där kan de sedan följa uppdateringarna kring projektet.
16. Sök. Förutom att manuellt organisera informationen i kategorier har wikin en sökmotor. Det gör det enkelt att all information bara är ett knapptryck bort.
17. En plats för allting. Wikin kan användas till allt som är beskrivet ovan. Den är betydligt mer mångsidig än något annat verktyg på nätet och låter dig samla all information på ett ställe – vilket är viktigt för att hålla sig organiserad och att faktiskt använda verktyget. Ju färre verktyg, desto större chans att du faktiskt använder det effektivt.

I nästa del kommer jag att beskriva hur du installerar MediaWiki för att bygga ett Wikipedia för ditt liv i ettor och nollor. Fast med skillnaden att bara du eller dina kollegor kommer åt din wiki. Håll ögonen öppna!

timeEdition loggar din tid och effektivitet

Programmet timeEdition loggar din tid. Det är det enda programmet gör, och den gör det riktigt bra. En stor knapp för att starta och stoppa tiden samt några listor där du väljer vad du gör för tillfället. Det är timeEdition.

Jag har länge letat efter ett program där jag kan se hur mycket jag tid jag lägger ned på olika webb- och textprojekt. Ibland för att kunna fakturera, men främst för att själv bättre uppskatta tidsåtgången för de små stegen man tar inför färdigställandet av ett projekt. Och för att se hur mycket tid jag lägger på att faktiskt arbeta kontra slösurfa (vilket jag dock inte vill veta).

De tre listorna i skärmdumpen ovan är i ordning kund, projekt och aktuell uppgift (”skriva artiklar”). Detta ändrar du enkelt genom listorna eller via inställningarna i menyn.

För att se vad du faktiskt har åstadkommit kan du välja att visa en översikt över ditt arbete:

Förutom min oförmåga att vara konsekvent i mitt val av namn på kunder och projekt i bilden ovan så kan jag rekommendera att välja generella namn på dina uppgifter så att du kan dela dem mellan projekten.

Fler fördelar med timeEdition:

• Exportera listor till Excel-filer (med flera).
• Lägg till kommentarer till dina händelser.
• Sätt ett timpris och se vad du ska fakturera.
• Ange att projektet ska vara klart om 10 timmar och få en nedräkningsklocka.
• Du kan ändra och lägga till händelser i efterhand.

Programmet är freeware (open source) och fungerar på Windows, Mac och Linux. Du hittar fler skärmdumpar av timeEdition på deras webbplats. För er som undrar om det är resurssnålt så drar det ungefär 18 megabyte av minnet när det är aktivt.

Arbeta där du är – inspirerande och spännande tips

Jag minns för några år sedan när jag lyssnade på Fredrik Häréns idé om härarbete, det vill säga att kort och gott arbeta där du är.

Tack vare internet är det i princip möjligt att ligga i en hängmatta vid den vita stranden och jobba med sin bärbara medan solen steker.

Därför vill jag tipsa om poddintervjun Arbeta där du är – “härarbete” med kreativitetsexperten Fredrik Härén som Tomas Wennström på What’s Next genomförde 2007. En intervju som satt spår i mitt huvud (men som jag ännu inte genomfört).

Ska du till Florida två veckor – boka tre, och jobba den första veckan, föreslår Fredrik. Eller köp ett lågprisflyg och jobba borta några dagar.
Själv lever Fredrik som han lär. När What’s Next träffar Fredrik Hären sitter han i bar- och cafédistriktet Hohai i Peking. Fredrik dricker en kaffe på en brygga vid en av sjöarna i området och går igenom sina mejl.

Instant Article Wizard skriver texten åt dig på hälften av tiden

Genom internetpengar.com uppmärksammades jag på en tjänst som kallas Instant Article Wizard, vilket ska göra att du kan skriva artiklar om ämnen du inte kan någonting om. Jag tänkte ta en minut av din tid och såga tjänsten längs med fotknölarna.

Tjänsten består av ett program som låter dig mata in ett par sökord och sedan få fram sökresultat från etablerade sökmotor. Skriver du in ”Physics is” får du fram en lista med fraser som alla börjar på dina sökord, exempelvis ”Physics is one of the oldest academic disciplines, perhaps the oldest through its inclusion of…” som är ett utdrag från Wikipedia.

Du kan också få fram ett textstycke som förklarar ”physics” närmare. Då hämtas en till två meningar från ett antal källor och sätts ihop till en läslig text. Detta ska på så vis kunna möjliggöra att du kan skriva artiklar om i princip vad som helst – utan kunskap. Skriv in sökordet, tryck på knappen och voilá: en okej text, kopiera och klistra sedan in i ditt dokument med några ändringar.

Se hur programmet fungerar in action:

Det är bara ett problem med den här tjänsten. Och det är hur pass tillförlitlig sökresultatet är. Eftersom programmet visar sökresultatet från bland annat Google och Yahoo förefaller det sig ganska vanskligt att inte ägna någon tid åt källkritik, utan bara acceptera allt som sanning eftersom det står på skärmen och går fort.

Skaparen bakom tjänsten hävdar att du minsann kan söka igenom Google Schoolar, som indexerar uppsatser och publicerad vetenskap. Men det innebär inte på något vis att man får rätt information, eftersom studier ofta går igenom eventuella invändningar mot texten för att sedan vederlägga dem.

Låt oss ta ett exempel. Ett argument i en uppsats är ”Physics is thought to be the oldest academic disciplines. This is not the case.” Detta är ett citat som sedan författaren vederlägger: ”The above statement is not true”. Det skulle få till följd att man får missvisande information med Instant Article Wizard. Likaså om något argument frekventerar många bloggar, vilket gör att det uppfattas som sanningsenligt eftersom det är så väl spritt.

Om du driver en blogg och vill producera mycket text och tjäna pengar på att folk klickar på annonser kanske detta låter lockande. Glöm bara inte att om du skriver något helt uppåt väggarna kommer du att uppfattas som ignorant och din läsförmåga kommer att ifrågasättas. Som sökverktyg kan det däremot vara intressant, så länge man håller ett kritiskt öga på sökresultatet.

Däremot skriker designen på webbplatsen Instant Article Wizard amatör. Men det är en annan historia. Av någon anledning tycks det fungera i USA.