Om du skaffar en rutin för hur något ska göras, så blir det lättare att göra rätt. Huvudsyftet är att du bara behöver tänka hårt en gång, sedan behöver du inte tänka alls. Det låter väl bra?
Vad händer om en kund inte betalar fakturan? Ska jag ringa och fråga varför eller ska jag gå till inkasso direkt? Vad kan inkassoföretag egentligen göra som du inte själv kan göra? Det är sådana frågor man stöter på och ibland glömmer man ju faktiskt hur man agerade sist. Speciellt om det hinner gå några år och kunden är struligare än den du hade att göra med sist.
Så här gör jag när någon inte betalar:
- Betalningspåminnelse via post två dagar efter förfallodatum.
- Ny betalningspåmminelse fem dagar efter föregående. Nu även via e-post.
- Telefonsamtal två dagar efter.
- Betalningsföreläggande om föregående inte fungerar.
Detta finns nedskrivet bland mina rutiner. När en kund inte betalar, plockar jag fram den här listan och går igenom punkt för punkt. I min kalender skriver jag ned vad som ska göras varje dag. På så vis gör jag aldrig några fel, och jag gör samma sak varje gång. Dessutom kan jag ge listan till någon annan och de kan göra jobbet åt mig. Outsourcing! 😀
Det är dock viktigt att listan är tydlig och enkel. Skriv inte ”Upprätta förbindelse med kund inom skälig tid efter fakturans förfallodatum för att utreda orsak”. Skriv ”Kontakta kunden via e-post inom tre dagar och använd Word-dokumentet ’Kund betalar inte – steg 1.doc’ som malltext”. Då slipper man fråga sig själv hur många dagar (eller veckor!) ”skälig tid” är och vad man ska skriva. Du har redan tänkt på allt!
Så det gäller att hitta rutiner för allt:
- När, vem och hur ska du bokföra?
- Om din webbplats blir extremt hypad – vad händer vid överbelastning?
- Hur ska du hantera klagomål från kunden (eller dina besökare)?
- Hur ska du hantera reklamationer?
- Hur vårdar du dina kundrelationer? Har du regelbunden kontakt?
- Vad ska göras om någon hackar din webbplats?
- och så vidare…
Det är nödvändigt om du ska kunna bygga vidare på ditt företag, och speciellt om du planerar att anställa. Detsamma gäller din webbplats om du har högre ambitioner än ett hobbyprojekt.
Som jag har sagt tidigare så gäller det att jobba med företaget, inte i det.