I månadens nummer av Internetworld finns ett smart sätt att organisera sin e-post för att få bättre koll och minska stressen.
Det handlar om att skapa sex olika mappar i e-postprogrammet och sortera nya meddelanden direkt. Inkorgen ska alltså hållas tom, och det snabbt.
Mapparna är:
- Svara
- Åtgärd
- Tillfälligt
- Väntar
- Någon gång
- Arkiv
I mappen svara lägger du meddelanden som bara behöver korta svar, runt fem minuter eller så. Denna mapp går du igenom regelbundet och skriver svar. I åtgärd flyttar du meddelanden som kräver ett längre svar, något du måste kolla upp eller liknande.
I tillfälligt lägger du meddelanden som du behöver inom de närmsta dagarna, till exempel inloggningsuppgifter. Mappen ska rensas en gång i veckan. Mappen väntar är till för meddelanden som behöver kompletteras med svar från avsändaren, alltså när du får mer kött på benen.
Någon gång är meddelanden som du svarar på, just det, någon gång. Inte nu, utan senare när du får tid eller lust. I arkiv lägger du sedan alla meddelanden som är ”färdigbehandlade”. Dessa kan sorteras i undermappar efter dina projekt eller personer.
Tanken med hela systemet är att du alltid ska hålla inkorgen tom. Det är allt du behöver veta.
Jag har testat metoden i ungefär en vecka och tycker det fungerar bra. Det blir ett mer systematiskt tillvägagångssätt när man läser och besvarar e-post. Något som är bra om man får mycket e-post.