Hemligheten bakom att minska stressen med e-post
Har din inkorg tagit över ditt liv eller blivit ett andra jobb? Kollar du konstant om du fått nya meddelanden, och är du rädd för att missa något?
Det är en av många nackdelar med dagens informationssamhälle och volymen av e-post växer. Men det finns enkla lösningar.
Först av allt gäller det att inte se e-post som något nytt fenomen. Det är bara (ytterligare) ett sätt att ta emot och skicka information. Skillnaden jämfört med andra kommunikationssätt är att det går fort.
Problemet har alltid funnits, men folk inser inte att e-post bara handlar om en metod eller system för att bearbeta information. Det är samma sak om du låter pappershögen på ditt skrivbord växa allt högre. Du måste systematiskt gå igenom högen med jämna mellanrum för att du inte ska drunkna. Detsamma gäller röstbrevlådan, telefonsvararen, sms, brev och självklart e-post. Det gäller att hålla inkorgen tom! Precis som telefonsvararen: man kollar den en gång per dag och ser till att meddelanderäknaren hamnar på noll.
Att ta kontroll över sin inkorg handlar alltså bara om att få in en arbetsmetod – att bearbeta information och ta beslut vad man ska göra med meddelandet; svara, radera, arkivera, återkom med svar senare i veckan eller liknande. Många kollar e-posten var femte minut – hela tiden. Men i slutändan gör de ingenting med de nya meddelanden de får, utan låter de ligga i inkorgen och kollar efter nya meddelanden återigen. Ta tag i meddelanden som dyker upp i inkorgen omedelbart.
Några konkreta tips:
- Kolla efter ny e-post max två gånger per dag.
- Se till att din e-postklient inte letar efter ny e-post oftare än varannan timme.
- Tar något mindre än två minuter att göra – gör det direkt.
- Håll inkorgen tom. När du stänger e-postklienten ska det eka tomt.
- Ta beslut om åtgärd direkt: vad ska du göra med meddelandet?
Detta är en del av det så kallade GTD (Getting Things Done). Det är ett uttryck myntat av författaren David Allen. Uttrycket kommer från en bok han skrivit om att få saker gjorda. Jag har inte läst den själv, men jag har hört mycket gott om den. (Du kan läsa mer om modellen på Getting started with “Getting Things Done”.)
Jag har tidigare skrivit om att organisera e-post i mappar som svara, åtgärd och någon gång. Men det gör jag inte längre. Det är för krångligt.
Jag tar tag i e-posten omedelbart när jag får den och sorterar upp meddelandena i väldigt få, generella mappar. Jag raderar all e-post som inte har uppenbart värde att spara. Less is more.
Ska vi vara ärliga mot oss själva så är det ju näst intill omöjligt att inte behöva kolla sin e-post oftare än varannan timme. Det fungerar väl att vara så ”passiv” i ett arbete där e-posten inte har en central roll, men i mitt liv (som webbproducent på en reklambyrå) skulle det ju vara som att sätta sig i en isolerad cell för att varannan timme få nya meddelanden instoppade under dörren.
Jag tycker i så fall det är värre att ha en bärbar arbetsdator som tas med hem och startas upp så fort middagen är uppäten. Eller en PDA som piper till i fickan under teaterföreställningen så fort kundens korr kommit.
Men tanken är god och jag skulle hellre se helt en e-postfri dag per vecka.
Då gäller det att skapa rutiner som gör det okej att titta efter nya meddelanden ofta, om det nu är viktigt för arbetet. Det finns inte riktigt några rätt eller fel med ”GTD”, utan snarare gäller det att ta beslut och åtgärda situationen omedelbart.
Personligen är min verksamhet också väldigt koncentrerad vid e-post, men jag känner att jag blir splittrad av att hela tiden hålla koll på om det kommer nya meddelanden. Därför tittar jag bara när jag startar och avslutar datorn, samt eventuellt någon gång mitt emellan. Och när jag gör det så tar jag tag i det som dyker upp där (i motsats till innan, då jag tittade hela tiden och sköt upp eventuell åtgärd).
Bärbar dator och framför allt handdator är också bra typexempel du nämner, saker som ofta förvärrar mer än vad de gör nytta.
Ett bra sätt vore att skaffa någon form av filter på en handdator som bara släpper igenom meddelanden av särskild betydelse, exempelvis en ny order på en ordentlig köpesumma.